La phase de préparation à l’entretien annuel d'évaluation est primordiale. Le manager doit prendre les devants, fournir à son collaborateur une fiche de préparation à l’entretien. Tous deux doivent en amont remplir ce document pour ensuite construire leur discussion autour du bilan. Quels sujets vont être abordés? Le subordonné va devoir s’exprimer sur différents points :
- dresser un bilan annuel reprenant les évolutions, les compétences, les événements marquants ainsi que les résultats de l’année passée,
- faire part des améliorations à apporter,
- exprimer ses souhaits en termes de formation, d’évolution, de suggestions,
- discuter de ses objectifs pour l’année à venir.
Tous ces points construiront l’entretien annuel d’évaluation entre le supérieur hiérarchique et le salarié. Pour que cet échange se passe bien, le manager doit se comporter de manière bienveillante de l’accueil du collaborateur jusqu’à la fin de l’entretien. Pour cela il devra l’accueillir chaleureusement afin de le mettre à l’aise et de créer une atmosphère propice à la discussion. Il est recommandé de s’entretenir autour d’une table ronde plutôt qu’en face à face, le collaborateur sera moins stressé et plus ouvert. Un autre conseil, il faut veiller à ce que l’entretien ne soit pas interrompu, il est donc approprié de mettre les téléphones en silencieux et de s’assurer de ne pas être dérangé pendant le temps de la rencontre.
En ce qui concerne la forme de l’entretien annuel d’évaluation, il s’en tient au manager de choisir le modèle le plus approprié. Il peut s’agir d’un entretien individuel ou collectif, d’une évaluation ou d’une autoévaluation, d’un 360° (les hiérarchiques et les collègues du salarié sont pris à partie et doivent remplir une fiche le concernant).
Enfin, le manager doit définir les compétences sur lesquelles son collaborateur va être évalué. Il est judicieux d’estimer le salarié sur son autonomie, sa pro activité, ses compétences comportementales et sur son ouverture d’esprit.
La signature du bilan de l’entretien annuel d’évaluation engage les deux parties sur la restitution des résultats. Ce bilan servira au prochain entretien d’évaluation mais peut également ouvrir des discussions quant à l’évolution de la personne en comparaison à l’année passée.
